Häufige Fragen
Allgemeines
ISBJ-Software
Zahlungen an die Träger
- Wer zahlt das Geld an die freien Träger?
- Kommen verschiedene Zahlungen aus verschiedenen Bezirksämtern?
- Werden die Zahlungen aufgeschlüsselt?
- Welche Angaben enthält eine solche Abrechnung? Wann und wie bekommt der Träger die Liste?
- An wen wende ich mich, wenn trotz erfolgter Belegungsmeldung ein Kind nicht in der Abrechnung erscheint?
Meldepflichten des Trägers
- An wen muss der Abschluss/das Ende eines Betreuungsvertrags gemeldet werden?
- Welche Fristen sind zu beachten, damit Zahlungen pünktlich einsetzen?
- Bis wann muss ein Träger einen Gutschein im System spätestens anmelden, um ggf. rückwirkend die Finanzierung zu bekommen?
- Bis wann müssen Kinder abgemeldet werden, die die Kita nicht mehr besuchen?
- Wie und wann erfährt der Träger, dass ein an- bzw. abgemeldeter Gutschein im System eingebucht ist?
- Muss eine Abmeldung auch bei regulärer Einschulung erfolgen?
- Auf welchen Wegen kann man Meldungen über Abschluss, Änderungen oder Beendigung eines Betreuungsvertrags übermitteln?
Altersgruppenwechsel und Zuschläge
Kitawechsel
Brandenburg
Sonstige Fragen
- Wie wird bei Rückstellungen von der Einschulung verfahren?
- Was mache ich als kleiner Träger mit Ganztagsangebot, wenn so viele Eltern ihren Bedarf reduzieren bzw. reduziert bekommen, dass die 9-stündige Öffnungszeit personell nicht mehr gewährleistet werden kann? Darf ich dann Betreuungsverträge kündigen? Welche?
- Unter welchen Umständen kann der Träger einer Überbelegung vornehmen?
- Welche Abrechnungsunterlagen müssen die Träger wie lange aufbewahren?
Wie erfolgt prinzipiell die Abrechnung ...
... von belegten Plätzen?
Nach Vertragsabschluss zwischen Eltern und Träger meldet dieser die Einlösung des Gutscheins über das ISBJ-Trägerportal an. Das System registriert den Vertragsabschluss und ordnet den erteilten Gutschein der jeweiligen Kita und dem Träger zu. Damit wird automatisch die Finanzierung des Platzes bei dieser Kita eingeleitet. Die Zahlung geht in der Regel am ersten Freitag eines Monats auf das vom Träger angegebene Konto ein. Um die Abrechnung für alle Beteiligten transparent zu gestalten, erhalten die Träger per E-Mail eine Abrechnungsübersicht in Form einer verschlüsselten Exceldatei. Diese besteht aus fünf verschiedenen Übersichtsdatenblättern (Abrechnungsübersicht, Korrekturübersicht, Einrichtungsübersicht, Vertragsübersicht und Änderungsübersicht). Die Senatsbildungsverwaltung bietet eine Dokumentation, die die einzelnen Bereiche dieser Abrechnugsübersicht erläutert.
(§ 8 Abs. 1-5 VOKitaFöG)
Wie können Träger Eltern bei der Beantragung ...
... eines Gutscheins unterstützen?
Die Kitaträger können die Eltern beraten und beim Ausfüllen des Antrags (auf dem Papier oder auch gleich online) unterstützen. Der Antrag und die dazugehörigen Unterlagen müssen dann noch von den Eltern persönlich unterschrieben werden. Der Antrag muss anschließend per Post zum zuständigen Jugendamt gebracht bzw. gesendet werden.
Bis wann müssen Gutscheine ...
... von den Eltern beantragt bzw. eingelöst werden?
Der Gutschein soll frühestens 9 und spätestens 2 Monate vor dem gewünschten Betreuungsbeginn beantragt werden. In bestimmten Fällen (z.B. Umzug, plötzliche Arbeitsaufnahme, Verzicht auf Nachweis eines freien Platzes durch das Jugendamt) gilt diese Frist nicht. Die Senatsjugendverwaltung hat die Bezirke darauf hingewiesen, dass der Mindestzeitraum von 2 Monaten für die Gutscheinbeantragung die Bezirke nicht daran hindern muss, auch kürzere Antragsfristen zu akzeptieren. Allerdings sind die Jugendämter dann nicht verpflichtet auch einen freien Platz nachzuweisen.
Einmal erteilte Teilzeitgutscheine verfallen nicht. Für die Einlösung von Ganztags- oder erweiterten Ganztagsgutscheinen sind Fristen zu beachten, damit diese nicht ungültig werden. Deren Gültigkeit läuft sieben Monaten nach dem vom Jugendamt bewilligten Betreuungsbeginn ab. Innerhalb dieser Frist muss ein Betreuungsvertrag abgeschlossen werden. Wenn etwa ein Betreuungsbeginn ab dem 1. August bewilligt wurde muss der tatsächliche und in einem zu diesem Zweck abgeschlossenen Betreuungsvertrags vereinabrte Betreuungsbeginn zwischen dem 1. August und dem 28. Februar des Folgejahres liegen.
(§ 3 und 5 VOKitaFöG)
Welche Angaben enthält ein Gutschein?
Der Kita-Gutschein enthält folgende Angaben:
- Name und Geburtsdatum des Kindes
- Umfang, Beginn und evtl. Befristung der gewährten Betreuung
- ggf. Zuschläge (Integration, nichtdeutsche Herkunftssprache, sozialstruktureller Zuschlag) evtl. mit Befristung (nur bei Integration)
- Frist für Einlösung des Gutscheins durch die Eltern
- festgesetzter Elternbeitrag von 23 € Verpflegungsanteil.
- Gutscheinnummer zur eindeutigen Identifikation im ISBJ-System (GB-...-...)
- Name, Telefonnummer und Email des ausstellenden Sachbearbeiters
- diverse Hinweise und Erläuterungen
Die Senatsjugendverwaltung hat auch einen Mustergutschein [521 KB]
erstellt.
(§ 5 VOKitaFöG)
Wird der Gutschein jährlich überprüft?
Nein, der Gutschein bleibt prinzipiell bis zur Einschulung gültig.
Eine neuer Gutschein mit nochmaliger Bedarfsprüfung wird nur in folgenden Fällen notwendig:
- bei gewünschter Erweiterung des Betreuungsumfangs,
- bei Auslaufen eines befristeten Bedarfs.
In diesen Fällen müssen die Eltern von sich aus einen neuen Antrag stellen.
(§ 7 Abs. 6 KitaFöG, § 5 Abs. 1 VOKitaFöG)
Wie finde ich den richtigen Kita-Gutschein im...
... ISBJ und registriere einen neuen Betreuungsvertrag?
Wer über das Trägerportal Verträge registrieren, ändern oder beenden will, muss sich zunächst als Benutzer anmelden und über ein Zertifikat in seinem Browser gespeichert haben.
Ist man als Benutzer angemeldet, kann man für erteilte Kitagutscheine Verträge der eigenen Kita über die entsprechende Betreuung registrieren. Das geht natürlich nur, wenn der betreffende Kitagutschein noch gültig und nicht anderweitig gebucht (z.B. bei Kitawechslern noch bei der vorherigen Kita) ist.
Unter dem Punkt "Betreuung", gibt man in das Suchfeld rechts die Gutscheinnummer (GB-.......-..) ein und wählt anschließend den angezeigten gültigen Gutschein durch "Doppelklick" aus. Ist der Gutschein zur Buchung freigegeben, taucht ein kleiner Button "Vertrag registrieren" auf. Klickt man den an, kommt man in eine andere Maske, in der man den Namen und das Geburtsdatum des Kindes eingibt und zwar genau so, wie dies auf dem Gutschein vermerkt ist (also auch eventuelle Rechtschreibfehler und falsche Geburtsdaten getreulich übernehmen - die Registrierung klappt sonst nicht). Anschließend müssen Vertragsdaten (Datum des Vertragsabschusses, Beginn der Betreuung, Betreuungsumfang) eingeben und der Vertrag per Klick registriert werden. Dies bekommt man mitsamt einer Vorgangsnr. unmittelbar am Bildschirm bestätigt. Die Erfahrung mit mancherlei Systempannen legt nahe, sich diese Bestätigung auszudrucken oder zumindest die Nummer erst mal ordentlich zu notieren. Geht alles glatt, hat man innerhalb von etwa 15 Minuten eine Registrierungsmeldung per Mail im Posteingang. Sollte die nach spätestens 3 Tagen immer noch nicht da sein, dann sollte man die Registrierung noch mal versuchen und wenn auch das nichts fruchtet, dann hilft nur noch der direkte Kontakt mit dem Bezirksamt.
Auch die Registrierung von Verträgen und andere Funktionen der ISBJ-Software ist in verschienden Dokumenten auf der Website der Senatsbildungsverwaltung beschrieben.
Wie erfolgt die
... Änderung von Verträgen über das Trägerportal?
Wer über das Trägerportal Verträge ändern oder beenden will, muss sich zunächst als Benutzer anmelden und über ein Zertifikat in seinem Browser gespeichert haben.
Das ISBJ-Portal enthält unter dem Menü-Punkt Betreuung ein weiteres Menü: "Vertragsübersicht", "Vertrag registrieren", "Vertragslaufzeit anpassen", "Betreuungsumfang verringern", "Betreuungsumfang erhöhen" und "Vertrag stornieren".
Endet ein Betreuungsvertrag vor der Einschulung des Kindes (hier ist die Beendigung automatisch) muss der Träger die "Vertragslaufzeit" entsprechend anpassen (verkürzen). Dies ist auch nötig, wenn ein neuer Gutschein mit einem höheren Betreuungsumfang registriert werden soll. Die Stornierung erfolgt nur, wenn ein Vertrag abgeschlossen aber bereits vor dem Betreuungsbeginn wieder beendet wurde. Ü
ber die Menüpunkte "Betreuungsumfang verringern" und "Betreuungsumfang erhöhen" kann der Umfang der Betreuung im Vertrag angepasst werden. Immer beginnt man hier mit der Suche über die Vertragsnummer (VK-....) oder die Gutscheinnnummer (GB-...). Für die Erhöhung des Betreuungsumfangs muss allerdings ein neuer Gutschein ausgewählt und mit einem neuen Vertrag registriert werden. Dies geht jedoch nur, wenn der alte Vertrag mit dem geringeren Betreuungsumfang zuvor über die Laufzeit entsprechend beendet wurde.
Wer ist im ISBJ-System Ansprechpartner wofür?
Das bezirkliche Jugendamt (entscheidend: Wohnbezirk des Kindes) für alle Fragen rund um den konkreten Gutschein, inkl. Fragen zur Beitragsberechnung. Die Senatsverwaltung für Jugend für den technischen Betrieb des ISBJ-Systems.
Wer hilft mir bei Problemen mit ISBJ weiter?
Bei Problemen mit dem technischen Verfahren kann man sich an den Trägerservice der Senatsjugendverwaltung wenden (Tel. +49 30 90249-5155 E-Mail: traeger-service@senbjf.berlin.de).
Wer zahlt das Geld an die freien Träger?
Die Senatsjugendverwaltung über das von ihr betriebene ISBJ-Verfahren im Auftrag und mit Geldern von den Bezirken.
(§ 8 Abs. 1 VOKitaFöG)
Kommen verschiedene Zahlungen ...
... aus verschiedenen Bezirksämtern?
Nein, es kommt eine gemeinsame monatliche Zahlung pro Einrichtung. Allerdings setzt sich diese Zahlung gegebenenfalls aus Zuweisungen unterschiedlicher Bezirke zusammen (wenn die Kinder aus mehreren Bezirken kommen). Die Aufteilung der Zahlung auf die Bezirke ist aus der Abrechnungsübersicht ablesbar. Es gibt eine Dokumentation der Senatsjugendverwaltung, die die Abrechnungsübersicht erläutert.
(§ 8 Abs. 1 VOKitaFöG, § 6 Abs. 6 RV Tag)
Werden die Zahlungen aufgeschlüsselt?
Ja, einrichtungs- und kindbezogen - in einer die Zahlung begleitenden monatlichen Abrechnung. Diese wird per Mail als komprimierte und verschlüsselte Excel-Datei an den Träger gesendet.
(§ 6 Abs. 6 RV Tag)
Welche Angaben enthält eine solche Abrechnung? ...
... Wann und wie bekommt der Träger die Liste?
Eine Abrechnung enthält folgende Übersichten (jeweils eigene Blätter):
- "Abrechnungsübersicht" für den Träger mit der Abrechnungssumme pro Bezirk
- "Korrekturübersicht" über eventuelle manuelle Korrekturen (z.B. Abschläge und deren Rückrechnung)
- "Einrichtungsübersicht" mit den Gesamtsummen pro Einrichtung (Anzahl Verträge, Elternbeiträge, Zuschuss vom Bezirk, Summe der einzelnen Zuschläge)
- "Vertragsübersicht" für jede einzelne Kita mit Aufschlüsselung der Zahlungen für die einzelnen Kinder (Elternbeitrag, Bezirkszuschuss, Zuschläge). Mit enthalten und gesondert gekennzeichnet sind Korrekturen für vergangene Monate.
- "Änderungsübersicht" mit allen Kindern für die eine finanzrelevante Änderung erfolgt ist.
Diese Abrechnung erhält der Träger begleitend zu jeder monatlichen Zahlung per Mail.
Siehe auch die Dokumentation [454 KB]
der Senatsjugendverwaltung.
An wen wende ich mich ...
... wenn trotz erfolgter Belegungsmeldung ein Kind nicht in der Abrechnung erscheint?
An das Jugendamt des Bezirks, in dem das Kind wohnt. Eine entsprechende Meldung muss bis spätestens zum 31. März des Folgejahres dem Jugendamt schriftlich übermittelt sein, damit man das Geld ggf. auch rückwirkend erhält. Spätere Meldungen werden sonst nur bis 1. Januar des laufenden Jahres rückwirkend berücksichtigt.
(§ 6 Abs. 3 RV Tag)
An wen muss der Abschluss/das Ende ...
... eines Betreuungsvertrags gemeldet werden?
An das Jugendamt des Bezirks, in dem das Kind wohnt. Diese Meldung erfolgt über das ISBJ-Trägerportal. Nur in besonderen Fällen ist das Jugendamt auch direkt zu informieren (Kündigung wegen nicht gezahlter Elternbeiträge).
(§ 16 Abs. 2 und 23 Abs. 5 KitaFöG)
Welche Fristen sind zu beachten ...
... damit Zahlungen pünktlich einsetzen?
Bei einer Registrierung über das ISBJ-Trägerportal ist das Kind in der nächsten Monatsabrechnung enthalten. Später gemeldete Betreuungsverträge werden rückwirkend finanziert (letzte Meldemöglichkeit am 31.3. des Folgejahres)
(§ 6 Abs. 2 RV Tag)
Bis wann muss ein Träger ...
... einen Gutschein im System spätestens anmelden, um ggf. rückwirkend die Finanzierung zu bekommen?
Bis zum 31.3. des Folgejahres.
(§ 6 Abs. 3 RV Tag)
Bis wann müssen Kinder abgemeldet werden...
... die die Kita nicht mehr besuchen?
Spätestens 3 Arbeitstage nach Beendigung der vertraglichen Belegung.
Bei Kitawechsel ist im Interesse der Eltern und der neu aufnehmenden Kita eine schnelle Abmeldung (am besten unmittelbar nach Kündigungseingang) zu empfehlen, damit der neue Träger sieht, dass der Gutschein "frei" ist und das Kind neu anmelden kann. Regulär in die Schule wechselnde Kinder müssen nicht abgemeldet werden. ISBJ schmeißt zum 31.7. alle Kinder, die im jeweiligen Jahr schulpflichtig werden, aus dem System.
Darüber hinaus muss eine Abmeldung erfolgen, wenn Eltern die Betreuung für mehr als 10 Tage unentschuldigt nicht mehr in Anspruch genommen haben, oder, wenn eine angekündigte und nachvollziehbare langfristige Nichtnutzung (mehr als sieben Wochen) erfolgt.
(§ 6,2 RV Tag, § 23,5 KitaFöG)
Wie und wann erfährt der Träger ...
... dass ein an- bzw. abgemeldeter Gutschein im System eingebucht ist?
Über eine Registrierungsmeldung, die dem Träger automatisch per Mail zugeht, wird unmittelbar nach der Bearbeitung in ISBJ der Träger benachrichtigt.
(§ 8,5 VOKitaFöG)
Muss eine Abmeldung ...
... auch bei regulärer Einschulung erfolgen?
Nein. Die Kinder werden zum 31.7. des Jahres, in dem schulpflichtig werden, automatisch aus der Finanzierung gestrichen.
Auf welchen Wegen kann man Meldungen ...
... über Abschluss, Änderungen oder Beendigung eines Betreuungsvertrags übermitteln?
Die Meldungen sollen eigentlich ausschließlich über das ISBJ-Trägerportal erfolgen. Kombinieren sich technische Störungen und herannahende Fristen kann bzw. sollte ausnahmsweise das betreffende Jugendamt auch über andere Wege informiert werden.
(§ 8,3 VOKitaFöG)
Ab wann gilt ein Altersgruppenwechsel?
Ab dem Monat nach dem 2. bzw. 3. Geburtstag des Kindes.
(§ 6 Abs. 4 RV Tag)
Ab wann gilt ein zuerkannter Zuschlag ...
... für Integration bzw. wegen nichtdeutscher Herkunftssprache?
Ab dem Monat der Antragstellung für den jeweiligen Zuschlag.
(§ 6 Abs. 4 RV Tag)
Wird das Ende eines befristetet zuerkannten ...
... Integrationsstatus automatisch den Eltern und dem Träger angezeigt? Wann?
Die Befristung ist auf dem Gutschein vermerkt. Eine gesonderte "Warnmitteilung" vor dem Auslaufen gibt es nicht. Der Wegfall des Status wird aber als finanzwirksame Änderung des Gutscheins im Rahmen der monatliche Abrechnungsübersicht auf dem Blatt "Änderungsübersicht" an den Träger gemeldet.
Muss bei einem Kitawechsel ein neuer ...
... Gutschein beantragt werden?
Nein, der Gutschein gilt weiter. Wenn allerdings zwischen dem Ende des alten und dem Beginn des neuen Vertrags mehr als 5 Wochen Pause liegen, muss ein neuer Gutschein beantragt werden.
Was passiert bei konflikthaftem Kitawechsel ...
... (ohne Einhaltung der Kündigungsfristen)?
Prinzipiell gilt die Verpflichtung zur Einhaltung der Kündigungsfrist (max. ein Monat zum Monatsende). In gewissen Sonderfällen ist nach Entscheidung des Jugendamts auch eine befristete Doppelfinanzierung möglich (z.B. wenn die alte Kita nur Halbtagsplätze anbietet, das Kind aber z.B. wegen Arbeitsaufnahme der Eltern plötzlich einen Ganztagsbedarf hat). Die Eltern sind dann aber auch doppelt kostenbeteiligungspflichtig.
Wie wird bei Kitawechsel, bzw. bei ...
... Betreuungsbeginn und -ende im laufenden Monat abgerechnet?
Prinzipiell sollte ein Kitawechsel zum Monatsanfang/-ende angestrebt werden. Bei Beginn und Ende innerhalb des Monats gelten die Regeln des Kostenbeteiligungsgesetzes:
- Beginn einer Betreuung bis zum 20. bedeutet Beitragspflicht und Zahlung für den gesamten Monat.
- Beginn einer Betreuung ab dem 21. bedeutet keine Beitragspflicht und Zahlung für den gesamten Monat
- Ende der Betreuung innerhalb des Monats bedeutet Beitragspflicht und Zahlung für den gesamten Monat.
Sollte ein Kitawechsel im laufenden Monat (bis zum 20.) stattfinden, so kann nach diesem Prinzip eine doppelte Zahlungspflicht für Eltern und eine doppelte Finanzierung des Platzes zustande kommen.
Kann eine Berliner Kita auch Brandenburger ...
... Kinder betreuen und wie wird dies finanziert?
Prinzipiell kann jede Berliner Kita im Rahmen ihrer Betriebserlaubnis auch Brandenburger Kinder (oder auch aus anderen Bundesländern) betreuen. Finanziert wird die Betreuung Brandenburger Kinder in Berliner Kitas jedoch nur, wenn das Bundesland in dem das Kind seinen Wohnort hat eine Kostenübernahmeerklärung [71 KB]
für die Kitabetreuung in Berlin ausgestellt hat und es einen freien Kitaplatz in Berlin gibt. Nur dann gibt es für Brandenburger Kinder einen Berliner Kitagutschein (zuständig dafür ist das Jugendamt des Bezirks in dem die Kita liegt). Der Kitaplatz wird dann über ISBJ abgerechnet. Dabei wird der Kita der volle Kostensatz (abzüglich des obligtorischen Trägeranteils) erstattet. Der Elternbeitrag muss von den Eltern an die Brandenburger Heimatgemeinde nach den dort gültigen Regularien gezahlt werden. Viele Berliner Bezirke erteilen aufgrund der Platzknappheit in der Regel keine Gutscheine mehr für Brandenburger Kinder. Wenn das Kind bereits eine Platz in der Einrichtung hat und nach Brandenburg zieht, ist die Beantragung eines Gitagutscheins in der Regel kein Problem.
Was passiert mit in Berlin gemeldeten Kindern ...
... deren Eltern in Brandenburg gemeldet sind?
Sie verlieren ohne jede Frist zum Zeitpunkt der Ummeldung beim Einwohnermeldeamt die Berechtigung zur Kitabetreuung in Berlin (bzw. die Finanzierung über den Kitagutschein), es sei denn die Brandenburger Gemeinde stellt eine Kostenübernahmeerklärung [71 KB]
aus.
Wie werden Brandenburger Kinder abgerechnet?
Ebenfalls über ISBJ. Voraussetzung ist ein vom Berliner Jugendamt erteilter Gutschein (siehe oben).
Wie wird bei Rückstellungen ...
... von der Einschulung verfahren?
Bei einer bewilligten Rückstellung vom Schulbesuch wird durch das Jugendamt automatisch ein neuer Gutschein für das Kind erstellt. Basis dafür ist der Umfang des bisherigen Gutscheins. Benötigen die Eltern einen größeren Betreujungsumfang, müssen sie einen Antrag beim Jugendamt stellen.
Den neuen Gutschein müssen die Eltern der Kita zur Kenntnis geben, da sich in der Regel die Gutscheinnummer ändert. Die Kita muss dann die Vertragsregistrierung auf den neuen Gutschein im ISBJ-Trägerportal vornehmen.
Wie wird mit Kindern verfahren, die vorzeitig....
...eingeschult werden?
Bei einer bewilligten vorzeitigen Einschulung müssen die Eltern den Betreuungsvertrag zum 31. Juni des Einschulungsjahres kündigen. Anschließend muss der Träger die Laufzeit des Vertrags über ISBJ zum 31.07. des Einschulungsjahres verkürzen. Dies sollte nicht vor der Bewillligung und im besten Fall drei Monate vor der Einschulung erfolgen, damit die Eltern ggf. einen Antrag auf Betreuung im Schulhort ab dem 1. August beantragen können. Spätesten drei Tage nach Beendigung des Betreuungsvertrages muss der Träger die Anpassung der Laufzeit des Vertrages im ISBJ vornehmen.
Was mache ich als kleiner Träger ...
... mit meinem Ganztagsangebot, wenn so viele Eltern ihren Bedarf reduzieren bzw. reduziert bekommen, dass die 9-stündige Öffnungszeit personell nicht mehr gewährleistet werden kann? Darf ich dann Betreuungsverträge kündigen? Welche?
Von der Senatsjugendverwaltung kam dazu folgende Auskunft: "In diesen Fällen kann eine Kündigung aus wichtigem Grund zulässig sein (KitaFöG § 16 Abs. 2: "grundsätzlich"). Dieser Fall ist gerichtlich überprüfbar und kann auch seitens des Landes Berlin zum Anlass genommen werden, die gesamte Finanzierung einzustellen. Um Streitigkeiten zu vermeiden, sollten diese Ausnahmefälle mit dem Jugendamt besprochen werden und eine Zustimmung des Jugendamts eingeholt werden. Damit wird die Finanzierung nicht gefährdet."
In der Praxis wird es schwierig sein, genau zu definieren, ab welchem Punkt eine Kündigung gerechtfertigt ist. Wie so oft liegt die Wahrheit in der Mitte zwischen den Extremen "Wir können als kleine Kita nur Kinder mit einheitlichem Ganztagsgutschein aufnehmen" und "Jede Kita muss jedes Kind aufnehmen". Durch das System der sehr flexiblen Gutscheinfinanzierung wird es aber gerade für kleine Einrichtungen schwierig, große Spreizungen in den Betreuungsbedarfen mit den geforderten Betreuungszeiten zu verbinden.
Unter welchen Umständen kann der Träger ...
... eine Überbelegung vornehmen?
Sollte in einem besonderen Fall eine Überbelegung (= mehr Kinder als in der Betriebserlaubnis genehmigt) gewünscht sein, so muss dies mit der Kitaaufsicht im Voraus abgesprochen werden. Dazu reicht ein formloser Antrag, der mind. 14 Tage vor der Überbelegung einzureichen ist und die Begründung für die Überbelegung (z.B. vorzeitige Aufnahme eines Geschwisterkindes) enthalten sowie die Personalsituation der Kita beschreiben. Angesichts der knappen Betreuungssituation besonders im ersten Kalenderhalbjahr hat die Senatsjugendverwaltung ausdrücklich auf diese Möglichkeit hingewiesen. In bestimmten Fällen kann auch ein Überbelegungskontingent mit der Kitaaufsicht vereinbart werden, dass dann ohne weitere Nachfrage ausgeschöpft werden kann (eine Meldung bleibt aber weiterhin notwendig.
Das ISBJ-System lässt eine Überbelegung zu, der Träger muss allerdings nachweisen können, dass sie genehmigt war. Nicht genehmigte Überbelegungen können eine Rückzahlung der nicht gerechtfertigten Zuschüsse in voller Höhe nach sich ziehen und im wiederholten Fall die Betriebserlaubnis gefährden.
Welche Abrechnungsunterlagen müssen die Träger ...
... wie lange aufbewahren?
In der RV-Tag sind die prüfungsrelevante Unterlagen aufgeführt. Das sind
"- Betreuungsverträge (ggf. mit nachträglichen Änderungen) sowie Kündigungen;
- Zuzahlungsverträge (ggf. mit nachträglichen Änderungen) sowie Kündigungen;
- Nachweise über die Verwendung der Zuzahlungen (z. B. Cateringverträge, Lieferscheine, Honorarverträge, Aufstellungen zum Nachweis für die Eltern);
- Personalunterlagen (z. B. Arbeitsverträge, Vermerke über die Vorlage des erweiterten Führungszeugnisses, Ausbildungsnachweise des Fachpersonals);
- Auszüge aus Protokollen und Beschlüssen der Mitgliederversammlungen/Gesellschafterversammlungen, soweit diese für die Leistungen gemäß dieser Rahmenvereinbarung bzw. für die Durchführung des Vertragsverletzungsverfahrens relevant sind;
- Buchhaltung, Belege, Geschäftsunterlagen."
Für diese Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Betreuungs- und Zuzahlungsverträge sind bis mind. 5 Jahre nach dem Ausscheiden der Kinder aufzubewahren.
Die Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren gilt auch für folgende Leistungsverpflichtungen nach QVTAG: externe Evaluation, Anwendung Sprachlerntagebuch, Sprachstandsfeststellung, Gewährleistung einer täglichen Verpflegung, Leistungsnachweis.
(§ 7 Abs. 6, 7 und 9 RV Tag)