Häufige Fragen

Allgemeines

Wie erfolgt prinzipiell die Abrechnung von belegten Plätzen?
Wie können Träger Eltern bei der Beantragung eines Gutscheins unterstützen?
Bis wann müssen Gutscheine von den Eltern beantragt bzw. eingelöst werden?
Welche Angaben enthält ein Gutschein?
Wird der Gutschein jährlich überprüft?

Zahlungen an die Träger

Wer zahlt das Geld an die freien Träger?
Kommen verschiedene Zahlungen aus verschiedenen Bezirksämtern?
Werden die Zahlungen aufgeschlüsselt?
Welche Angaben enthält eine solche Abrechnung? Wann und wie bekommt der Träger die Liste?
An wen wende ich mich, wenn trotz erfolgter Belegungsmeldung ein Kind nicht in der Abrechnung erscheint?

Meldepflichten des Trägers

An wen muss der Abschluss/das Ende eines Betreuungsvertrags gemeldet werden?
Welche Fristen sind zu beachten, damit Zahlungen pünktlich einsetzen?
Bis wann muss ein Träger einen Gutschein im System spätestens anmelden, um ggf. rückwirkend die Finanzierung zu bekommen?
Bis wann müssen weggehende Kinder abgemeldet werden?
Wie und wann erfährt der Träger, dass ein an- bzw. abgemeldeter Gutschein im System eingebucht ist?
Muss eine Abmeldung auch bei regulärer Einschulung erfolgen?
Auf welchen Wegen kann man Meldungen über Abschluss, Änderungen oder Beendigung eines Betreuungsvertrags übermitteln?

Altersgruppenwechsel und Zuschläge

Ab wann gilt ein Altersgruppenwechsel?
Ab wann gilt ein zuerkannter Zuschlag für Integration bzw. wegen nichtdeutscher Herkunftssprache?
Wird das Ende eines befristetet zuerkannten Integrationsstatus automatisch den Eltern und dem Träger angezeigt? Wann?
Müssen sich Eltern zum 3. Geburtstag ihres Kindes beim Bezirksamt melden, um einen neuen Gutschein zu bekommen?

Elternbeiträge

Wie und wann bekommt der Träger Nachricht von einer neuen Beitragsberechnung und ihrem Ergebnis?
Wird der Träger auch über die Aufforderung an die Eltern, ihre Einkommensunterlagen einzureichen, unterrichtet?
Ab wann wird bei einem geänderten Elternbeitrag der Zuschuss an den Träger geändert?
Kann auch der Träger die Einkommensunterlagen der Eltern einreichen?
Wie verhält sich der Träger bei Konflikten zwischen Eltern und Jugendamt wegen der Beitragsberechnung?
Was macht der Träger, wenn eine Jugendamts-Berechnung erkennbar fehlerhaft ist?
Wie werden Härtefälle nach TKBG gehandhabt (Beitragsreduktion aufgrund besonderer Umstände)?
Was müssen Eltern machen, die nicht jährlich vom Bezirksamt zur Überprüfung des Elternbeitrags aufgefordert werden?

Kitawechsel

Muss bei einem Kitawechsel ein neuer Gutschein beantragt werden?
Was passiert bei konflikthaftem Kitawechsel (ohne Einhaltung der Kündigungsfristen)?
Wie wird bei Kitawechsel, bzw. bei Betreuungsbeginn und -ende im laufenden Monat abgerechnet?

Brandenburg

Kann eine Berliner Kita auch Brandenburger Kinder betreuen und wie wird dies finanziert?
Was passiert mit in Berlin gemeldeten Kindern, deren Eltern in Brandenburg gemeldet sind?
Wie werden Brandenburger Kinder abgerechnet?

Sonstige Fragen

Wie wird bei Rückstellungen von der Einschulung verfahren?
Was mache ich als kleiner Träger mit Ganztagsangebot, wenn so viele Eltern ihren Bedarf reduzieren bzw. reduziert bekommen, dass die 9-stündige Öffnungszeit personell nicht mehr gewährleistet werden kann? Darf ich dann Betreuungsverträge kündigen? Welche?
Wie wird die Überbelegungsregelung insbesondere für die Sommermonate zukünftig gehandhabt?
Welche Abrechnungsunterlagen müssen die Träger wie lange aufbewahren?

Wie erfolgt prinzipiell die Abrechnung ...

... von belegten Plätzen?
Nach Vertragsabschluss zwischen Eltern und Träger meldet dieser die Einlösung des Gutscheins über das ISBJ-Trägerportal an (oder beim Jugendamt, das dann die Eintragung in ISBJ vornimmt). Das System registriert den Vertragsabschluss und ordnet den erteilten Gutschein der jeweiligen Kita zu. Damit wird automatisch die Finanzierung des Platzes bei dieser Kita eingeleitet.
(§ 8 Abs. 1-5 VOKitaFöG)


Wie können Träger Eltern bei der Beantragung ...

... eines Gutscheins unterstützen?
Die Kitaträger können die Eltern beraten und beim Ausfüllen des Antrags unterstützen. Der Antrag und die dazugehörigen Unterlagen müssen dann noch von den Eltern persönlich oder per Post zum zuständigen Jugendamt gebracht bzw. gesendet werden. Zukünftig ist auch die Beantragung durch ein Online-Portal vorgesehen.


Bis wann müssen Gutscheine ...

... von den Eltern beantragt bzw. eingelöst werden?
Der Gutschein soll frühestens 9 und spätestens 2 Monate vor dem gewünschten Betreuungsbeginn beantragt werden. In bestimmten Fällen (z.B. Umzug, plötzliche Arbeitsaufnahme, Verzicht auf Nachweis eines freien Platzes durch das Jugendamt) gilt diese Frist nicht.
Ein Betreuungsvertrag muss innerhalb von 16 Wochen nach dem im Gutschein genannten Betreuungsbeginn geschlossen werden. Die Betreuung muss spätestens 3 Monate nach Vertragsschluss beginnen.
Die Senatsjugendverwaltung hat die Bezirke darauf hingewiesen, dass der Mindestzeitraum von 2 Monaten für die Gutscheinbeantragung die Bezirke nicht daran hindern muss, auch kürzere Antragsfristen zu akzeptieren. Allerdings sollten sich Eltern darauf einrichten, dass sie dann nicht sofort einen freien Platz vom Bezirksamt nachgewiesen/angeboten bekommen.
(§§ 3 und 5 VOKitaFöG)


Welche Angaben enthält ein Gutschein?

Der Kita-Gutschein enthält folgende Angaben:
- Name und Geburtsdatum des Kindes
- Umfang, Beginn und evtl. Befristung der gewährten Betreuung
- ggf. Zuschläge (Integration, nichtdeutsche Herkunftssprache, sozialstruktureller Zuschlag) evtl. mit Befristung (nur bei Integration)
- Frist für Einlösung des Gutscheins durch die Eltern
- festgesetzter Elternbeitrag (inkl. Esenbeteiligung)
- absehbare Änderungen des Elternbeitrags (z.B. beitragsfreie Jahre)
- Gutscheinnummer zur eindeutigen Identifikation im ISBJ-System (GB-...-...)
- ggf. Hinweis auf erfolgte Durchschnittsberechnung wegen wechselnden Arbeitszeiten
- Name, Telefonnummer und Email des ausstellenden Sachbearbeiters
- diverse Hinweise und Erläuterungen
Die Senatsjugendverwaltung hat auch einen Muster-Gutschein erstellt.
(§ 5 VOKitaFöG)


Wird der Gutschein jährlich überprüft?

Nein, die jährliche Überprüfung bezieht sich nur auf die zu zahlenden Elternbeiträge (und endet wegen der beitragsfreien Jahre im 3. Lebensjahr des Kindes). Der Gutschein bleibt prinzipiell bis zur Einschulung gültig.
Eine neuer Gutschein mit nochmaliger Bedarfsprüfung wird nur in folgenden Fällen notwendig:
- bei gewünschter Erweiterung des Betreuungsumfangs,
- zum 3. Geburtstag (nur wenn mehr als Teilzeitbetreuung gewünscht wird),
- bei Auslaufen eines befristeten Bedarfs.
Die Überprüfung aus Anlass des 3. Geburtstags wird vom Jugendamt veranlasst, bei Erweiterung des Betreuungsumfangs und bei Auslaufen eines befristeten Bedarfs müssen die Eltern von sich aus einen neuen Antrag stellen.
(§ 7,6 KitaFöG, § 5,1 VOKitaFöG)


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Wer zahlt das Geld an die freien Träger?

Die Senatsjugendverwaltung über das von ihr betriebene ISBJ-Verfahren im Auftrag und mit Geldern von den Bezirken.
(§ 8 Abs. 1 VOKitaFöG)


Kommen verschiedene Zahlungen ...

... aus verschiedenen Bezirksämtern?
Nein, es kommt eine gemeinsame monatliche Zahlung pro Einrichtung. Allerdings setzt sich diese Zahlung gegebenenfalls aus Zuweisungen unterschiedlicher Bezirke zusammen (wenn die Kinder aus mehreren Bezirken kommen). Die Aufteilung der Zahlung auf die Bezirke ist aus der Abrechnungsübersicht ablesbar.
(§ 8 Abs. 1 VOKitaFöG, § 6 Abs. 6 RV Tag)


Werden die Zahlungen aufgeschlüsselt?

Ja, einrichtungs- und kindbezogen - in einer die Zahlung begleitenden monatlichen Abrechnung. Diese wird per Mail als Verschlüsselte Excel-Datei an den Träger gesendet.
(§ 6 Abs. 6 RV Tag)


Welche Angaben enthält eine solche Abrechnung? ...

... Wann und wie bekommt der Träger die Liste?
Eine Abrechnung enthält folgende Übersichten (jeweils eigene Blätter):
- "Abrechnungsübersicht" für den Träger mit der Abrechnungssumme pro Bezirk.
- "Korrekturübersicht" über eventuelle manuelle Korrekturen (z.B. Abschläge und deren Rückrechnung)
- "Einrichtungsübersicht" mit den Gesamtsummen pro Einrichtung (Anzahl Verträge, Elternbeiträge, Zuschuss vom Bezirk, Summe der einzelnen Zuschläge)
- "Vertragsübersicht" für jede einzelne Kita mit Aufschlüsselung der Zahlungen für die einzelnen Kinder (Elternbeitrag, Bezirkszuschuss, Zuschläge). Mit enthalten und gesondert gekennzeichnet sind Korrekturen für vergangene Monate.
- "Änderungsübersicht" mit allen Kindern für die eine finanzrelevante Änderung erfolgt ist.
Diese Abrechnung erhält der Träger begleitend zu jeder monatlichen Zahlung per Mail, bzw. wo eine solche nicht vorhanden ist, per Briefpost.


An wen wende ich mich ...

... wenn trotz erfolgter Belegungsmeldung ein Kind nicht in der Abrechnung erscheint?
An das Jugendamt des Bezirks, in dem das Kind wohnt. Eine entsprechende Meldung muss bis spätestens zum 31. März des Folgejahres dem Jugendamt schriftlich übermittelt sein, damit man das Geld ggf. auch rückwirkend erhält. Spätere Meldungen werden nicht mehr berücksichtigt.
(§ 6,3 RV Tag)


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An wen muss der Abschluss/das Ende ...

... eines Betreuungsvertrags gemeldet werden?
An das Jugendamt des Bezirks, in dem das Kind wohnt.
(§ 16,2 und 23,5 KitaFöG)


Welche Fristen sind zu beachten ...

... damit Zahlungen pünktlich einsetzen?
Alle Meldungen werden laut Rahmenvereinbarung spätestens in der Zahlung des übernächsten Monats berücksichtigt. Bei einer elektronischen Meldung über das ISBJ-Trägerportal geht's schneller - da ist das Kind in der nächsten Monatsabrechnung enthalten. Später gemeldete Betreuungsverträge werden rückwirkend finanziert. (siehe auch nächste Frage !)
(§ 6,2 RV Tag)


Bis wann muss ein Träger ...

... einen Gutschein im System spätestens anmelden, um ggf. rückwirkend die Finanzierung zu bekommen?
Bis zum 31.3. des Folgejahres.
(§ 6,3 RV Tag)


Bis wann müssen weggehende Kinder ...

... abgemeldet werden?
Spätestens 3 Arbeitstage nach Beendigung der vertraglichen Belegung.
Bei Kitawechsel ist im Interesse der Eltern und der neu aufnehmenden Kita eine schnelle Abmeldung (am besten unmittelbar nach Kündigungseingang) zu empfehlen, damit der neue Träger sieht, dass der Gutschein "frei" ist.
Regulär in die Schule wechselnde Kinder müssen nicht abgemeldet werden. ISBJ schmeißt zum 31.7. alle Kinder, die im jeweiligen Jahr 6 Jahe alt und damit schulpflichtig werden, aus dem System.
(§ 6,2 RV Tag, § 23,5 KitaFöG)


Wie und wann erfährt der Träger ...

... dass ein an- bzw. abgemeldeter Gutschein im System eingebucht ist?
Über eine Registrierungsmeldung, die dem Träger automatisch per Mail oder Post zugehen soll, wird unmittelbar nach der Bearbeitung in ISBJ der Träger benachrichtigt.
(§ 8,5 VOKitaFöG)


Muss eine Abmeldung ...

... auch bei regulärer Einschulung erfolgen?
Nein. Die Kinder werden zum 31.7. des Jahres, in dem sie 6 Jahre alt werden, automatisch aus der Finanzierung gestrichen.


Auf welchen Wegen kann man Meldungen ...

... über Abschluss, Änderungen oder Beendigung eines Betreuungsvertrags übermitteln?
Die Meldungen sollen im Regelfall über das ISBJ-Trägerportal erfolgen, können aber auch per Mail oder Brief an das Jugendamt des Bezirkes übermittelt werden, in dem das Kind wohnt.
(§ 8,3 VOKitaFöG)


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Ab wann gilt ein Altersgruppenwechsel?

Ab dem Monat nach dem 2. bzw. 3. Geburtstag des Kindes.
(§ 6,4 RV Tag)


Ab wann gilt ein zuerkannter Zuschlag ...

... für Integration bzw. wegen nichtdeutscher Herkunftssprache?
Ab dem Monat der Antragstellung für den jeweiligen Zuschlag.
(§ 6,4 RV Tag)


Wird das Ende eines befristetet zuerkannten ...

... Integrationsstatus automatisch den Eltern und dem Träger angezeigt? Wann?
Die Befristung ist auf dem Gutschein vermerkt. Eine gesonderte "Warnmitteilung" vor dem Auslaufen gibt es nicht. Der Wegfall des Status wird aber als finanzwirksame Änderung des Gutscheins auch an den Träger gemeldet ("Änderungsübersicht").


Müssen sich Eltern zum 3. Geburtstag ...

... ihres Kindes beim Bezirksamt melden, um einen neuen Gutschein zu bekommen?
Nein. Auch diese Überprüfung erfolgt von Amts wegen. Sollte sich das Amt nicht melden, gilt der Gutschein weiter. Findet die Überprüfung wegen einer verspäteten Aufforderung vom Bezirksamt erst nach dem 3. Geburtstag statt so gilt ein neuer evtl. geänderter Gutschein nicht rückwirkend.


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Wie und wann bekommt der Träger ...

... Nachricht von einer neuen Beitragsberechnung und ihrem Ergebnis?
Ähnlich wie bei der An- und Abmeldung soll eine neue Beitragsberechnung automatisch auch an den Träger gemeldet werden - standardmäßig per Mail, wo nicht möglich per Brief. Auf jeden Fall lässt sich eine geänderte Beitragsberechnung auch aus der "Änderungsübersicht" (siehe oben) ablesen.


Wird der Träger auch über die Aufforderung ...

... an die Eltern, ihre Einkommensunterlagen einzureichen, unterrichtet?
Nein


Ab wann wird bei einem geänderten ...

... Elternbeitrag der Zuschuss an den Träger geändert?
Zum nächsten Monat. Rückwirkende Verrechnungen (bis zum aktuellen Monat, der ja in der Regel schon eingezogen wurde) werden direkt zwischen Jugendamt und Eltern abgewickelt.


Kann auch der Träger die Einkommensunterlagen ...

... der Eltern einreichen?
Ja, wenn er als Bote fungiert und die Eltern durch ihre Unterschrift deutlich machen, dass es sich um ihre Erklärungen handelt (Auskunft Senatsjugendverwaltung).


Wie verhält sich der Träger bei Konflikten ...

... zwischen Eltern und Jugendamt wegen der Beitragsberechnung?
Laut Auskunft der Senatsjugendverwaltung hat er keine festgelegte Funktion. Maßgeblich für den vom Träger durchzuführenden Einzug des Elternbeitrags ist die Berechnung des Jugendamts bzw. das Ergebnis eines eventuellen Klageverfahrens zwischen Eltern und Jugendamt. Im Betreuungsvertrag sollte abgesichert werden, dass der Träger dazu verpflichtet ist, den vom Amt festgelegten Beitrag einzuziehen (unabhängig davon, ob er die Berechnung für korrekt hält).


Was macht der Träger, wenn eine ...

... Jugendamts-Berechnung erkennbar fehlerhaft ist?
Siehe vorherige Frage. Der Träger kann hier allenfalls beratend tätig werden.


Wie werden Härtefälle nach TKBG ...

... gehandhabt (Beitragsreduktion aufgrund besonderer Umstände)?
Diese müssen von den Eltern (mit einem formlosen Antrag) direkt beim bezirklichen Jugendamt beantragt werden. Sollte das Amt den Beitrag reduzieren, wird auch der Träger davon unterrichtet.


Was müssen Eltern machen, die nicht jährlich ...

... vom Bezirksamt zur Überprüfung des Elternbeitrags aufgefordert werden?
Nichts. Die Überprüfung erfolgt von Amts wegen. Sollte sich das Amt nicht melden, gilt der alte Beitrag weiter. Nach Kostenbeteiligungsgesetz gilt ein neuer Beitrag erst ab dem Monat, in dem die Eltern zur Abgabe der Einkommensunterlagen aufgefordert werden.
Wurde allerdings der alte Beitrag nur vorläufig festgelegt, ist auch eine rückwirkende Änderung des Elternbeitrags möglich.
Sollten Eltern allerdings eine Reduktion des Beitrags wegen eines geringeren Einkommens erwarten, müssen sie von sich aus einen Antrag auf Neuberechnung des Beitrags beim Bezirksamt stellen. Auch eine von den Eltern beantragte Neuberechnung gilt nicht rückwirkend, sondern erst ab dem Monat der Antragstellung durch die Eltern.


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Muss bei einem Kitawechsel ein neuer ...

... Gutschein beantragt werden?
Nein, der Gutschein gilt weiter. Wenn allerdings zwischen dem Ende des alten und dem Beginn des neuen Vertrags mehr als 5 Wochen Pause liegen, muss ein neuer Gutschein beantragt werden.


Was passiert bei konflikthaftem Kitawechsel ...

... (ohne Einhaltung der Kündigungsfristen)?
Prinzipiell gilt die Verpflichtung zur Einhaltung der höchstens zweimonatigen Kündigungsfrist. In gewissen Sonderfällen ist nach Entscheidung des Jugendamts auch eine befristete Doppelfinanzierung möglich (z.B. wenn die alte Kita nur Halbtagsplätze anbietet, das Kind aber z.B. wegen Arbeitsaufnahme der Eltern plötzlich einen Ganztagsbedarf hat). Die Eltern sind dann aber auch doppelt kostenbeteiligungspflichtig.


Wie wird bei Kitawechsel, bzw. bei ...

... Betreuungsbeginn und -ende im laufenden Monat abgerechnet?
Prinzipiell sollte ein Kitawechsel zum Monatsanfang/-ende angestrebt werden. Bei Beginn und Ende innerhalb des Monats gelten die Regeln des Kostenbeteiligungsgesetzes:
- Beginn einer Betreuung bis zum 20. bedeutet Beitragspflicht und Zahlung für den gesamten Monat.
- Beginn einer Betreuung ab dem 21. bedeutet keine Beitragspflicht und Zahlung für den gesamten Monat
- Ende der Betreuung innerhalb des Monats bedeutet Beitragspflicht und Zahlung für den gesamten Monat.
Sollte ein Kitawechsel im laufenden Monat (bis zum 20.) stattfinden, so kann nach diesem Prinzip eine doppelte Zahlungspflicht für Eltern und eine doppelte Finanzierung des Platzes zustande kommen.


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Kann eine Berliner Kita auch Brandenburger ...

... Kinder betreuen und wie wird dies finanziert?
Prinzipiell kann jede Berliner Kita im Rahmen ihrer Betriebserlaubnis auch Brandenburger Kinder (oder auch aus anderen Bundesländern) betreuen. Finanziert wird die Betreuung Brandenburger Kinder in Berliner Kitas jedoch nur, wenn die Brandenburger Heimatgemeinde des Kindes eine Kostenübernahmeerklärung für die Kitabetreuung in Berlin ausgestellt hat und es einen freien Kitaplatz in Berlin gibt. Nur dann gibt es für Brandenburger Kinder einen Berliner Kitagutschein (zuständig dafür ist das Jugendamt des Bezirks in dem die Kita liegt).
Der Kitaplatz wird dann über ISBJ abgerechnet. Dabei wird der Kita der volle Kostensatz (abzüglich des obligtorischen Trägeranteils) erstattet. Der Elternbeitrag muss von den Eltern an die Brandenburger Heimatgemeinde nach den dort gültigen Regularien gezahlt werden.


Was passiert mit in Berlin gemeldeten Kindern ...

... deren Eltern in Brandenburg gemeldet sind?
Sie verlieren die Berechtigung zur Kitabetreuung in Berlin, es sei denn die Brandenburger Gemeinde stellt eine Kostenübernahmeerklärung aus.


Wie werden Brandenburger Kinder abgerechnet?

Ebenfalls über ISBJ. Voraussetzung ist ein vom Berliner Jugendamt erteilter Gtschein (siehe oben).


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Wie wird bei Rückstellungen ...

... von der Einschulung verfahren?
Bei einer Rückstellung müssen die Eltern beim Jugendamt eine Verlängerung des Gutscheins beantragen. Diese Verlängerung soll ohne nochmalige Bedarfsprüfung gewährt werden.


Was mache ich als kleiner Träger ...

... mit Ganztagsangebot, wenn so viele Eltern ihren Bedarf reduzieren bzw. reduziert bekommen, dass die 9-stündige Öffnungszeit personell nicht mehr gewährleistet werden kann? Darf ich dann Betreuungsverträge kündigen? Welche?
Von der Senatsjugendverwaltung kam dazu folgende Auskunft: "In diesen Fällen kann eine Kündigung aus wichtigem Grund zulässig sein (KitaFöG § 16 Abs. 2: "grundsätzlich"). Dieser Fall ist gerichtlich überprüfbar und kann auch seitens des Landes Berlin zum Anlass genommen werden, die gesamte Finanzierung einzustellen. Um Streitigkeiten zu vermeiden, sollten diese Ausnahmefälle mit dem Jugendamt besprochen werden und eine Zustimmung des Jugendamts eingeholt werden. Damit wird die Finanzierung nicht gefährdet."


Wie wird die Überbelegungsregelung ...

... insbesondere für die Sommermonate zukünftig gehandhabt?
Die Möglichkeit, auf Antrag insbesondere in den Monaten Juni bis August die Maximalbelegung laut Betriebserlaubnis vorübergehend geringfügig zu überschreiten, gibt es weiterhin. Der Antrag muss bei der Kitaaufsicht gestellt werden (formlos und mind. 14 Tage vorher). Das ISBJ-System lässt eine Überbelegung zu, der Träger muss allerdings nachweisen können, dass sie genehmigt war.


Welche Abrechnungsunterlagen müssen die Träger ...

... wie lange aufbewahren?
In der Rahmenvereinbarung ist eine 5-jährige Aufbewahrungsfrist für prüfungsrelevante Unterlagen vorgesehen. Das sind auf jeden Fall der Betreuungsvertrag und evtl. die Kündigung (nicht notwendig, wenn das Kind regulär eingeschult wird). Der Gutschein muss bei erfolgreicher Abrechnung eigentlich nicht aufbewahrt werden (falls das Kind keinen gültigen Gutschein hat, taucht es ja nicht in der Abrechnungsliste auf), aus Gründen unbegreiflichen Misstrauens moderner Datenverarbeitungstechnik gegenüber würden wir aber immer empfehlen, eine Kopie des Gutscheins beim Betreuungsvertrag aufzubewahren.


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