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ISBJ

Was bedeutet eigentlich ISBJ und was ist das?

ISBJ heißt in voller Schönheit "Integrierte Software Berliner Jugendhilfe" und ist der Name für das Computersystem, das seit Januar 2006 auch die Gutscheinerteilung und -abrechnung im Kitabereich abwickelt. Auch die Berechnung der Elternbeiträge erfolgt über ISBJ.
Im Prinzip ist das eine große Datenbank, auf die von diversen Stellen aus und in unterschiedlicher Art und Weise zugegriffen werden kann und die u.a. alle Informationen zum Kitagutschein enthält.
Die Kitaabrechnung ist dabei nur ein Teilaspekt eines größeren Computersystems.

Was ist das Trägerportal?

Das ISBJ-Trägerportal ist eine Website (https://portal.isbj.verwalt-berlin.de/portal), auf der die Gültigkeit von Kitagutscheinen überprüft und bei vorhandener Berechtigung ein Vertrag mit einem bestimmten Gutschein bzw. dem sich dahinter verbergenden Kind neu registriert, verändert oder beendet werden kann.
Voraussetzung für den Zugang zum Trägerportal ist ein im jeweiligen Internetbrowser hinterlegtes Zertifikat.

Warum brauche ich ein Zertifikat?

Ohne im jeweiligen Internetbrowser installiertes Zertifikat gibt es keinen Zugang zum Trägerportal.

Woher und wie bekomme ich ein Zertifikat?

Das Zertifikat (eine Datei) bekommt man von der Senatsjugendverwaltung.
Dafür muss man allerdings erst mal einen Antrag ausfüllen und diesen an die Senatsverwaltung schicken. Den Antrag für das Zertifikat (und eine Erläuterung für das Ausfüllen desselben) bekommt man im Internet unter www.bwfinfo.verwalt-berlin.de - dort unter Jugend&Familie / ISBJ / Trägerportal und dort bitte auf "Antrag auf Ausstellung von Zertifikaten zur Nutzung des ISBJ-Trägerportals - Kindertagesstätten" klicken.

Zum Formular noch folgende Hinweise:
- Antragsteller ist der gewählte Vorstand. Als Adresse kann auch die der Kita eingegeben werden.
- Der Administrator ist derjenige, der dann das Zertifikat und das Kennwort von der Senatsverwaltung erhält und später auch die mit "Schreibrechten" (d.h. zur Vertragsregistrierung bei seinem Träger berechtigten) Benutzer benennen muss. Dabei können Antragsteller, Administrator und Benutzer dieselbe Person sein, müssen aber nicht. Auch beim Administrator kann man die Kitaadresse verwenden.
- Das ausgefüllte Formular müsst Ihr per Post zur Senatsverwaltung schicken. Dort wird
die Berechtigung zum Antragstellen anhand der Unterschrift überprüft - falls Eure aktuellen Vorstandsdaten noch nicht dem Senat gemeldet wurden, solltet Ihr dies also bei der Gelegenheit gleich mal nachholen.

Relativ schnell sollte dann der Administrator eine Antwort vom Senat bekommen und zwar zunächst eine Mail, mit der Zertifikatsdatei im Anhang (mit der Dateiendung .p12) und dann noch einen Brief, dem er das Kennwort für die Zertifikatsinstallation und die Anmeldedaten für das Trägerportal entnehmen kann.
Für die Installation des Zertifikats gibt es eine sehr detaillierte Anleitung [542 KB] . Das Zertifikat kann auf beliebig vielen Computern installiert werden.
Das installierte Zertifikat ist so etwas wie der Haustürschlüssel zur Trägerportal-Website. Wenn man jetzt https://portal.isbj.verwalt-berlin.de/portal eingibt und das zu verwendende Zertifikat bestätigt, müsste man die Startseite des Trägerportals erblicken - herzlichen Glückwunsch!

Was bedeutet lesender und schreibender Zugriff?

Mit dem installierten Zertifikat hat man einen sogenannten "lesenden Zugriff" auf das ISBJ-Trägerportal. Mit diesem kann man im Trägerportal unter "Suche" die Gültigkeit von Gutscheinen, den Bearbeitungsstand von Gutscheinanträgen und die Existenz von registrierten Verträgen abfragen und zwar von jedem Gutschein im Land Berlin. Deshalb bekommt man bei dieser Abfrage auch keine Personendaten des Kindes oder seiner Eltern geliefert, man sieht aber z.B. die bearbeitende Sachbearbeiterin (samt Mail und Telefonnummer). Für diesen "lesenden Zugriff" ist lediglich die Installation des Zertifikats auf dem jeweiligen Computer notwendig.

Mit einem "schreibenden Zugriff", kann man Verträge registrieren, ändern und beenden sowie irgendwann auch mal Berichte abrufen. Vorausetzung für den "schreibenden Zugriff" ist, dass man vom Administrator als Benutzer mit Schreibrechten eingetragen wurde.

Wie richtet man Benutzer für den ...

... "schreibenden Zugriff" ein?
Die Einrichtung von schreibberechtigten Benutzern muss der Administrator vornehmen.
Dazu meldet er sich zunächst als Administrator im Trägerportal an. Die dazu notwendigen Daten (Benutzername und Kennwort) hat er mit dem Kennwortbrief zur Zertifikatsinstallation mitgeteilt bekommen. Diese muss er unter "Anmelden" eingeben. (Bei der ersten Anmeldung muss man sich ein neues Passwort ausdenken)

Ist man als Administrator im System angemeldet, kann man darangehen, die Benutzer für den schreibenden Zugriff einzurichten. Dies geschieht im Trägerportal unter "Benutzer". Auch wenn der Administrator gleichzeitig der Benutzer sein soll, der die Verträge registriert, muss er sich übrigens noch mal zusätzlich als schreibberechtigter Benutzer anlegen (wobei er durchaus dieselbe Adresse und Mail angeben kann).
Die vom Administrator angelegten Benutzer werden dann per Mail davon unterrichtet, dass dies geschehen ist. Gleichzeitig bekommen sie ihren Benutzernamen und das Kennwort für den erstmaligen Zugang mitgeteilt.
Weil immer zu Mitternacht die Benutzerdaten des ISBJ erneuert werden, muss man bis zum nächsten Tag warten, bevor die Benutzer "schreibend" tätig werden können.

Die Daten zum Administrator und zu den Benutzern können im Übrigen über das Trägerportal jederzeit auch wieder geändert, bzw. Benutzer auch wieder ganz gestrichen werden - natürlich nur vom aktuellen Administrator.Die Anmeldung als Administrator und die Einrichtung von Benutzern ist in der "Benutzerdokumentation des Trägerportals" beschrieben, die man ebenfalls unter unter www.bwfinfo.verwalt-berlin.de - dort unter Jugend&Familie / ISBJ / Trägerportal findet (heißt dort "Benutzerhinweise zum Umgang mit dem Trägerportal").

Wie erfolgt die Registrierung und ...

... Änderung von Verträgen über das Trägerportal?
Wer über das Trägerportal Verträge registrieren, ändern oder beenden will, muss sich zunächst als Benutzer anmelden (und natürlich vorher als ein solcher vom Administrator eingerichtet worden sein und das zum Träger zugehörige Zertifikat auf seinem Computer installiert haben).
Dies geschieht mit den in einer Mail mitgeteilten Zugangsdaten (Benutzername und Kennwort) im Trägerportal unter "Anmelden".
Ist man als Benutzer angemeldet, kann man für erteilte Kitagutscheine Verträge auf die eigene Kita registrieren. Das geht natürlich nur, wenn der betreffende Kitagutschein noch gültig und nicht anderweitig gebucht (z.B. bei Kitawechslern noch bei der vorherigen Kita) ist.
Man braucht für die Registrierung zunächst die Gutscheinnummer (GB-.......-..), die man unter "Suche" eingibt. Gibt es einen gültigen Gutschein, so wird dieser angezeigt. Ist der Gutschein zur Buchung freigegeben, taucht ein kleiner Button "Vertrag registrieren" auf. Klickt man den an, kommt man in eine andere Maske, in der man den Namen und das Geburtsdatum eingibt und zwar genau so, wie dies auf dem Gutschein vermerkt ist (also auch eventuelle Rechtschreibfehler und falsche Geburtsdaten getreulich übernehmen - die Registrierung klappt sonst nicht). Man muss dann noch die Vertragsdaten (Beginn der Betreuung, Betreuungsumfang) eingeben und dann den Vertrag registrieren. Dies bekommt man mitsamt einer Vorgangsnr. unmittelbar am Bildschirm bestätigt. Die Erfahrung mit mancherlei Systempannen legt nahe, sich diese Bestätigung auszudrucken oder zumindest die Nummer erst mal ordentlich zu notieren.
Geht alles glatt, hat man innerhalb von etwa 15 Minuten eine Registrierungsmeldung per Mail im Posteingang. Sollte die nach spätestens 3 Tagen immer noch nicht da sein, dann sollte man die Registrierung noch mal versuchen und wenn auch das nichts fruchtet, dann hilft nur noch der direkte Kontakt mit dem Bezirksamt.
Auch die Registrierung von Verträgen ist detaillierter (und mit Bildchen) in der "Benutzerdokumentation des Trägerportals" [432 KB] beschrieben

Wer hilft mir bei Problemen weiter?

Für Probleme mit dem technischen Verfahren gibt es eine Servicestelle beim Senat - dort sitzen Frau Drab und Frau Krohn, die man telefonisch (90265344 bzw. 90265803) und per Mail (isbj-traegerportal@senbwf.verwalt-berlin.de oder isbj-zertifikate@senbwf.verwalt-berlin.de) erreicht.

Wer ist im ISBJ-System Ansprechpartner wofür?

Das bezirkliche Jugendamt (entscheidend: Wohnbezirk des Kindes) für alle Fragen rund um den konkreten Gutschein, inkl. Fragen zur Beitragsberechnung. Die Senatsverwaltung für Jugend für den technischen Betrieb des Zahlungsverfahrens (z.B. wenn das Geld ausbleibt).

Was gilt für Träger ohne Computer-Kenntnisse?

Es wird dauerhaft möglich sein, mit dem ISBJ-System auch per Brief zu kommunizieren. Allerdings wird eine möglichst flächendeckende Kommunikation per Computer angestrebt.